¿Necesitas transformar tus archivos de Office a PDF pero no sabes cómo hacerlo? No te preocupes, en esta guía te explicaremos paso a paso cómo convertir documentos de Word y Excel a PDF de forma rápida y sencilla. Lo mejor de todo es que no necesitarás instalar ningún programa adicional.
Convertir Word a PDF
Método 1: Desde Microsoft Word
- Abre tu documento de Word
- Haz clic en «Archivo» en la esquina superior izquierda
- Selecciona «Guardar como»
- Elige la carpeta donde quieres guardar el archivo
- En el menú desplegable «Tipo», selecciona «PDF»
- Pulsa «Guardar»
¡Y listo! Tu documento Word ya está en formato PDF.
Método 2: Imprimir como PDF
Si tienes una versión antigua de Word que no permite directamente exportar a PDF, puedes hacer lo siguiente:
- Ir a «Archivo» > «Imprimir»
- En la lista de impresoras, seleccionar «Microsoft Print to PDF»
- Hacer clic en «Imprimir»
- Elegir dónde guardar el archivo PDF
Convertir Excel a PDF
Método principal con Microsoft Excel
- Abre tu hoja de cálculo en Excel
- Haz clic en «Archivo»
- Selecciona «Guardar como»
- Elige la ubicación para guardar
- En «Tipo de archivo», selecciona «PDF»
- Pulsa «Guardar»
Consejos para Excel
- Antes de convertir, asegúrate de que el área de impresión está bien definida. De lo contrario es posible que tu documento quede con un formato raro y el documento que generes no funcione como esperas.
- Revisa la vista previa para confirmar que todo el contenido se ve correctamente. Similar al punto anterior, ya que las hojas de Excel son prácticamente infinitas, asegúrate que tu documento se ve como toca antes de convertirlo.
- Si tienes varias hojas, puedes elegir convertir todo el libro o solo la hoja activa. En ocasiones no querrás exportar todo el documento de Excel, en ese caso escoge solo la hoja que necesitas exportar a PDF.
Herramientas Online Gratuitas para convertir a PDF
¿No tienes Microsoft Office instalado? No hay problema. Existe una gran variedad de herramientas online que te permiten convertir tus documentos a PDF de forma gratuita con apenas unos pocos clics:
Convertir Word o Excel a PDF iLovePDF
Uno de los conversores más conocidos y versátiles. Visita iLovePDF.
- Conversión ilimitada gratuita
- Permite convertir varios archivos a la vez
- Opciones adicionales como comprimir o proteger el PDF con contraseña
- Disponible en español entre otros muchos idiomas
Convertir Word o Excel a PDF SmallPDF
Otro de los que lleva muchos años con nosotros, aunque tiene alguna limitación de tiempo, puedes usarlo desde smallPDF.
- Límite de 2 conversiones gratuitas por hora
- Interfaz muy intuitiva
- Máxima seguridad (los archivos se eliminan después de 1 hora)
- No requiere registro para uso básico
Google Drive
🤯 ¿Lo sabías? Si tienes cuenta de Google, puedes abrir documentos de Office, como por ejemplo de Word o de Excel y guardarlos como PDF. ¡Así de simple!
Consejos para Usar Convertidores Online
- Revisa siempre la política de privacidad
- No subas documentos confidenciales
- Descarga y elimina tus archivos lo antes posible
- Usa conexiones seguras (https)
Ventajas de convertir a PDF
- Formato Universal: Los archivos PDF se ven igual en cualquier dispositivo.
- Mayor Seguridad: Además de no ser editable, también puedes proteger el documento con contraseña.
- Tamaño Reducido: Los PDF suelen ocupar menos espacio. Ideal para cuando debes enviarlo por mail.
- Profesionalidad: Es el formato estándar para documentos formales.
- Compatibilidad: No necesitas Office ni otras aplicaciones específicas para abrir un PDF.
Problemas Comunes y Soluciones
El archivo es muy grande
- Reduce las imágenes antes de convertir
- Usa la opción «Tamaño mínimo» al guardar como PDF
El formato se ve diferente
- Revisa la vista previa antes de guardar y te ahorrarás posibles sustos
- Asegúrate de que las fuentes están incrustadas, sino no se verá bien en otros dispositivos
- Comprueba los márgenes de página o puedes tener problemas al imprimirlo
Consejos Finales
- Guarda siempre una copia del archivo original por si más adelante necesitas modificar algo más
- Revisa el PDF después de convertirlo, nunca confíes ciegamente, mejor echarle un vistazo
- Si el documento tiene enlaces, comprueba que funcionan en el PDF, terrible que un supuesto enlace que no vaya
- Para documentos importantes, haz una prueba de impresión y te aseguras de cómo lo verá quien lo imprima
Convertir Word a PDF o Excel a PDF es una muy buena práctica
Convertir documentos de Word y Excel a PDF es un proceso sencillo que no requiere conocimientos técnicos avanzados. Ya ves que utilizando el propio Microsoft Office o herramientas de terceros online gratuitas, ahora tienes todas las opciones para crear PDFs profesionales en cuestión de segundos y sin ninguna complicación.
Y no olvides que si quieres aprender más sobre Excel tenemos un montón de artículos con tips interesantes sobre la herramienta más conocida para trabajar con hojas de cálculo. O si prefieres una formación a medida puedes echar un ojo a nuestros cursos o directamente contactar con nosotros y pedir lo que buscas.
