Qué es y cómo abrir un buzón compartido en Outlook

Si en tu empresa usáis Microsoft Office 365 y tenéis cuentas de correo Exchange, seguramente utilicéis Outlook como gestor de mail. Además de las cuentas personales como la que podéis tener tipo nombre.apellido@miempresa.com también existen los buzones compartidos, veamos qué son y cómo usarlos con Outlook.

Qué es un buzón compartido

Un buzón compartido permite que una o varias personas puedan utilizar una cuenta genérica tipo marketing@miempresa.com para recibir y enviar correos sin necesidad de acceder a ella con un mail y contraseña.

Para tener acceso deberemos pedirle a nuestros administrador que nos añada como miembro del buzón compartido y en cuestión de minutos tendremos acceso para trabajar con esa cuenta.

Cómo abrir un buzón en Outlook para Windows y Mac

Una vez el administrador nos añada como miembro del buzón compartido, pasados unos minutos el buzón deberá aparecernos automáticamente en la barra lateral de carpetas de nuestro Outlook.

No deberemos hacer nada más, aparece solo! En caso de no haber aparecido automáticamente, prueba a cerrar y abrir Outlook de nuevo.

Cómo añadir un buzón compartido manualmente

Si ha pasado ya un rato, hemos reiniciado Outlook y nuestro buzón sigue sin aparecer, podemos añadirlo manualmente.

  1. Para ello iremos a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta
  2. Escogeremos la pestaña Correo electrónico y luego el botón Cambiar
  3. Iremos a Más configuraciones > Avanzadas > Agregar y escribiremos la dirección del buzón compartido que queremos añadir
  4. Aceptamos, finalizamos y cerramos las ventanas abiertas

Acceder desde la web

Vamos a outlook.office.com/owa/ y nos identificamos con las credenciales de nuestra empresa.

Una vez dentro de nuestro Outlook web, iremos a la esquina superior derecha y pulsaremos donde está nuestro nombre y foto. Del menú que se despliega escogemos Abrir otro buzón de correo.

Luego solo deberemos introducir la dirección de correo del buzón compartido que queremos abrir y se nos abrirá una nueva pestaña en el navegador con la que podremos trabajar directamente desde esa cuenta.

Introducimos la dirección de correo que queremos abrir

Añadir un buzón desde iOS y Android

En nuestra web hermana Informática TDB hay una publicación donde explican cómo abrir un buzón compartido en Outlook para iOS y Android con capturas y todo lo necesario.

Cómo enviar o responder mails desde el buzón compartido

Podemos enviar correos desde esta cuenta, ya sea para enviar uno nuevo o para responder a otro mail que nos han enviado.

Deberemos escoger la cuenta en el campo De. Si no lo has usado nunca es posible que no te aparezca, deberás habilitarlo buscando en la cinta superior de Outlook Opciones y después De.

Ahora ya te aparecerá el campo De en tu mensaje, si no aparece la cuenta que quieres ve a Otras direcciones de correo electrónico e introdúcela.

Crear una regla en un buzón compartido

En la entrada donde explicamos como activar las respuestas automáticas veréis los pasos para llegar a la configuración del buzón vía web. Es desde allí donde podréis crear las reglas para el buzón compartido.

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